Bajas de inventario: qué cambió y cómo sustentar su deducción
Retirar productos deteriorados de la bodega puede resolver un problema de almacenamiento, pero deja una tarea pendiente para el área financiera: documentar lo ocurrido y evaluar si la pérdida cumple las condiciones para ser deducible del Impuesto a la Renta.
El Servicio de Rentas Internas actualizó su criterio mediante la Circular NAC-DGECCGC26-00000006, publicada el 18 de septiembre de 2026.
Para las empresas, conviene revisar cómo se conectan los movimientos de bodega, la documentación de la baja y los registros contables.
¿Qué cambió con la nueva circular?
El criterio de 2014 exigía realizar la declaración juramentada hasta el 31 de diciembre del ejercicio fiscal en que se produjo la baja.
La circular de 2026 deja sin aplicación ese criterio y remite al Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno, sin establecer expresamente ese plazo.
Como medida de organización, recomendamos mantener un calendario interno para documentar las operaciones. Dejar esta tarea pendiente puede dificultar la recuperación de evidencias y la coordinación con las personas involucradas.
¿Cómo se justifican las pérdidas por bajas de inventario?
El artículo 28, numeral 8, literal b), del Reglamento exige una declaración juramentada ante notario o juez, realizada por:
El representante legal.
El bodeguero.
El contador.
La declaración debe establecer la destrucción o donación de los inventarios, según corresponda.
¿Qué ocurre cuando el inventario se dona?
La donación debe destinarse a una entidad pública o a una institución privada sin fines de lucro cuyos estatutos hayan sido aprobados por la autoridad competente.
En el acto deben comparecer conjuntamente el representante legal de la institución beneficiaria y el representante legal del donante o su delegado.
Antes de coordinar una entrega, conviene revisar estos aspectos con el equipo responsable y preparar la documentación de la operación.
Cinco revisiones para organizar los respaldos
Un expediente ordenado permite explicar qué bienes salieron del inventario, por qué ocurrió y cómo se registró la operación.
Las siguientes recomendaciones son prácticas de control interno. No constituyen una lista de nuevos requisitos creados por la circular.
1. Identifica los bienes involucrados
Prepara un detalle con códigos, descripciones, cantidades, ubicación y valores.
Evita trabajar únicamente con un monto global. El equipo debería poder relacionar cada producto del listado con los registros de inventario y con la documentación de la baja.
2. Documenta el motivo de la operación
Deja constancia de qué ocurrió, cuándo se identificó la situación y quién la evaluó.
Los informes internos y las fotografías pueden ayudar a explicar las circunstancias, siempre que permitan identificar los bienes. Acumular archivos sin relacionarlos con una operación concreta reduce su utilidad.
3. Revisa la consistencia de los documentos
Comprueba que el listado de productos, los respaldos de su destino y la declaración juramentada describan una misma operación.
Si existen diferencias de cantidades, valores o descripciones, acláralas con las áreas involucradas. Una revisión cruzada puede detectar errores antes de que el expediente se considere completo.
4. Concilia bodega y contabilidad
Verifica que la salida del inventario coincida con el registro contable correspondiente.
Esta revisión ayuda a identificar movimientos pendientes, duplicidades o ajustes que todavía no se han explicado. También permite que el contador trabaje con información que el responsable de bodega reconoce y puede sustentar.
5. Define quién conserva la información
Asigna un responsable de preparar el expediente, otro de revisarlo y una ubicación para su archivo.
La documentación debe seguir disponible cuando cambie el personal. Depender de un correo individual o de archivos guardados en un solo equipo puede complicar una revisión posterior.
El problema de reconstruir todo al cierre
Imagina una empresa que separa productos deteriorados durante varios meses y recién al preparar su declaración intenta reunir los respaldos.
Contabilidad recibe un valor global. Bodega conserva un listado diferente. Las fotografías no indican a qué operación corresponden y la persona que coordinó la salida ya no trabaja en la empresa.
En ese escenario, la dificultad comienza antes del cálculo del impuesto: falta una historia documental que conecte lo ocurrido con lo registrado.
Revisar las bajas periódicamente permite aclarar diferencias mientras la información y las personas involucradas siguen disponibles.
¿Tu empresa puede explicar cada baja de inventario?
Una pregunta útil para gerencia es: “Si necesitamos revisar esta pérdida, ¿podemos seguir su recorrido desde la bodega hasta el asiento contable?”.
Para responder, comprueba si tu equipo puede:
Identificar los productos y las cantidades.
Explicar el motivo de la baja.
Localizar los documentos de la operación.
Relacionar los valores con la contabilidad.
Reconocer quién preparó y revisó la información.
Si estas respuestas dependen de reconstruir conversaciones o buscar archivos dispersos, conviene fortalecer el proceso antes del próximo cierre.
Fortalece tu gestión contable con A&CS
Las bajas de inventario requieren coordinación entre bodega, administración y contabilidad. Un procedimiento claro facilita la revisión de cada operación y ayuda a identificar vacíos documentales a tiempo.
En A&CS Consultores te acompañamos en la revisión del tratamiento contable y tributario de tus inventarios y de los controles que respaldan su gestión.
Agenda un diagnóstico contable con A&CS e identifica qué necesita mejorar tu empresa antes del cierre fiscal.
Fuentes normativas
Circular NAC-DGECCGC26-00000006, publicada en el Tercer Suplemento del Registro Oficial n.º 372, de 18 de septiembre de 2026.
Artículo 28, numeral 8, literal b), del Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno, citado en la circular.
Circular NAC-DGECCGC14-00004, como antecedente del criterio que quedó sin aplicación.
GRUPO A&CS Consultores Av. De los Shyris N32-218 y Av. Eloy Alfaro, Edificio Parque Central, Oficina 503
(+593) 2 395 9755 / (+593) 99 902 4950
Comentarios